상사가 감동하는 보고서
상사가 감동하는 보고서
1. 보고는 결코 어렵고 귀찮은 일이 아닙니다. 보고를 준비하고 실행하는 과정과 결과를 통하여 상사와 좋은관계를 형성하고, 조직에 기여하고, 자신을 성장시킬 수 있습니다. 단, 그러기 위해서는 보고의 가치와 개념을 잘 이해하고, 성공적인 보고를 위해 어떤 행동을 해야하는지를 분명히 알고 실행할 수 있어야 합니다.
2. 報告 는 寶庫 다. 어려운 프로젝트일수록 일을 잘 배울 수 있는 좋은 기회라고 생각하는 사람은 프로젝트가 힘들어도 잘 이겨낸다. 보고에 대해서도 마찬가지다. 보고를 부정적으로 인식하는 사람은 보고 준비를 마지못해 하거나 전력을 다하지 않기 때문에 결과적으로 보고의 성과가 미흡해진다. 반면 보고를 긍정적으로 인식하는 사람들은 오히려 보고준비와 실행을 즐긴다. 좋은 성과를 만들어내기 위한 과정으로 보고를 잘 활용하는 것이다. 결국 좋은 보고는 좋은 성과로 이어진다.
3. 직장 내에서 자신의 브랜드 가치를 형성하는 과정에는 '보고' 가 아주 중요한 영향을 미친다. 한 개인이 가진 내적인 자질들은 그가 하는 말과 글에서 크게 드러나기 때문이다. 즉, '보고' 란 조직생활에서 자신이 가진 전문성과 개성을 가장 효과적으로 보여주어 자신의 브랜드를 만드는데에 결정적인 영향을 미치는 과정이라고 할 수 있다. 여기에는 말하고자 하는 내용에 대한 전문성, 알고 있는 바를 구조화하는 능력, 타인의 협력을 이끌어내는 능력, 정보를 사용할 줄 아는 능력, 일에 대한 열정 등이 요구된다.
4. 보고는 일의 중요한 매듭이다. 시험이 공부에서 중요한 매듭짓기의 역할을 하듯 보고는 일에 있어서 중요한 매듭의 역할을 한다. 그 의사소통의 과정에서 타인에게 내가 하고자 하는 바를 이해하기 쉽게 알리고 필요한 도움을 얻는 것이다. 그러려면 평소 자신이 무슨 일을 하고 있는지 일의 전체를 명확히 파악하고 정리하는 작업이 필요하다.
5. 보고는 보고받는 사람과의 소통이다.
많은 사람들이 독백을 하듯 보고를 한다. 자기가 아는 것, 자기가 중요하다고 생각하는 것을 상대에게 말한다.반면 상대가 알고 싶어하는 것, 상대가 중요하다고 생각하는 것에 대해서는 잘 생각하지 못하고 중요하게 다루지 못한다. 성공적인 보고는 자기 혼자 정보를 나열하는 독백이 아니라 보고를 받는 사람과의 "상호 소통의 과정" 이다. 보고란 상대의 협조나 동의나 승인을 얻기 위한 것이지, 자신의 전문성을 과시하는 것이 아니기 때문이다. 보고를 잘하는 사람들은 상대가 그것을 얼마나 잘 이해하고 수용할 수 있는지를 함께 고민한다. 그 고민의 과정에서 내용에 대한 논리, 근거, 재구성, 명료한 요약 등을 얻게 된다. 또한 자기 안에서 기존의 지식과 새로운 지식이 통합되며 더 깊은 통찰을 얻게 된다.
그 과정에서 나와 다른 관점을 가진 사람들과 소통하면서 새로운 관점을 얻게 된다.
6. 고객이 결과적으로 관심을 갖고 있었던 점은, "그래서 어떻게 해야 할지 특별한 방법이 있는가, 구체적으로 어떻게 할 것인가, 과연 그것이 가능한가." 였다. (결과의 사실만을 보고하는 것에 대한 지적사항)
7. 보고는 조직의 중요한 의사 결정을 위한 정보나 관점에 대해 그것을 필요로 하는 상대방과 소통하여 최적의 성과를 만들어내는 과정
8. 상대와 소통하지 못하는 보고는 의미가 없다. 나의 정보가 상대에게 들어가서 변화를 일으키고, 상대의 반응이 나에게 들어오고, 다시 나에게서 반응을 일으켜 서로에게 없던 더 좋은 결과물을 만들어 내는 것이 바로 좋은 보고이다.
9. 보고는 보고받는 사람을 설득하는 것이다. '설득' 이란 상대의 생각이나 태도나 행동에 변화를 일으키는 것이다. 보고의 달인들은 어떤 메시지를 전달하든 그 메시지를 통해 상대로부터 얻어내고자 하는 생각이나 태도나 행동의 변화가 무엇인가를 늘 잊지 않는다.
10. 모든 정보는 '어떤 결정을 하기 위해, 우선순위를 바꾸기 위해, 정보를 얻어 다음 단계의 일에 활용하기 위해, 협조를 구하기 위해, 혹은 관계를 형성하기 위해서' 와 같은 각각의 목적을 가진다.
11. 탁월한 보고자들은 그 자리에 참석한 사람들이 쉽게 이해할 수 있는 용어로 경영의 성과, 문제, 해결 과제와 기대효과를 이야기 한다.
그리고 참석자들이 자신이 현재 자신의 업무에서 해야 하는것이 무엇인지, 왜 그렇게 해야 하는지를 깨닫고 '정말 그렇게 하고 싶다' 는 마음을 느끼게 한다.
12. 보고는 보고받는 사람을 위한 서비스다. 모든 일에는 고객이 있다. 상사 입장이 되어 생각해보자. 탁월한 보고자들은 상대방이 잘 알아들을 수 있도록 자신이 어떻게 말해야 할지를 생각한다. 상대방이 듣고 싶어 했던 것이 무엇인지, 상대방에게 도움이 될 내용이 무엇인지, 상대방이 쉽게 이해할 수 있는 논리나 사례가 무엇인지를 고민하고 연구하여 말한다. 보고는 상대방을 돕기 위한 서비스라는 사실을 인식하자. 또 서비스를 한다는 마음을 가지면 무엇을 위해서, 누구에게 초점을 맞추어, 어떻게 준비해야 하는가가 더분명해진다.
13. 어떤 일에 대해여 배우기 위해서는 먼저 그 일의 본질을 분명히 알아야 한다. 본질을 알아야 그 일을 가장 잘 할 수 있는 방법을 찾아낼 수 있다.
14. 일반적인 보고와 성공적인 보고의 차이는 무엇일까 ?
1차 기준은 '내가 얻고자 하는 바를 상대로부터 얻어 내었는가?' 하는 것이다. 수신자의 입장에서 성공적인 보고란 무엇인지 생각해보자. 자신이 지시했던 내용이 알아보기 쉽게 간결하게 정리 설명되고, 미처 생각하지 못했던 아이디어까지 제시되어 자신의 일에 도움이 되는 보고일 것이다. 보고자의 입장에서 좋은 보고란 무엇일까 ? 보고자 자신이 의도했던 바를 달성하는 보고이다. 즉 자신이 얻고자 했던 승인, 합의, 지원 등의 피드백을 얻어내는 보고가 성공적인 보고다. 2차 기준은 보고자 자신에 대한 수신자의 신뢰를 강화했는가? 하는 것이다.
(다음 보고를 위한 신뢰의 기반을 다지는것)
15. 보고자와 수신자의 앎의 범위는 다르다. 보고의 과정에서 반드시 잊지 말아야 할 것은 보고자와 수신자 각각이 가진 '앎의 범위'가 서로 일치하지 않는다는 사실이다. 앎의 교집합을 크게 만드는 데에는 세 가지 방법이 있다. 첫째는 자기 경험과 지식의 확장이다. 그래서 상대가 어떤 사람이든 간에 상대에게 맞추어 내용을 구조화하는 것이 가능하도록 스스로의 역량을 발전시키는 방법이다. 둘째는 상대방을 더 깊이 이해하는 것이다. 셋째는 상대방과 현재 상황에 대한 이해력과 수용성을 키우는 것이다.
16. 자기경험과 지식의 확장은 결국 자기계발이라 할 수 있다. 수용성 키우기 역시 자기계발 방법이다. 끊임없이 자신을 성장시켜 가는 사람은 자신의 것과 다르다고 해서 거부감을 갖거나 배척하지 않는다. 상대방에 대한 이해 확장은 어떻게 할 수 있을까 ? 고민하던...XX는 미리 가벼운 보고 건들을 만들어서 새로 온 임원과 대면할 기회를 자주 만들었다. 그리고 임원이 디자인과 디자인실의 기능에 대해서 어떤 관점을 가지고 있는지, 보고를 받거나 대화를 할 때 어떤 점을 중요하게 보는지, 그가 말하는 스타일은 어떤지 눈여겨 보았다. 상대방을 잘 아는 방법 중 가장 효과적인 것중의 하나는 그가 말하고 글을 쓰는 방법을 직접 관찰하는 것이다. 말과 글에는 그 사람의 내면이 표현되고, 그가 선호하는 방식이 나타나기 때문이다.
17. 상사의 지시 의도를 파악하라 : 지시 내용이 아니라 지시 의도를 들어라.....보고 준비를 시작하는 가장 첫 번째 단계는 상사의 보고 지시 의도를 분명하게 파악하는 것이다.
18. 모호한 보고 지시를 받고 몇 번을 질문 해봐도 상사에게 뚜렷한 지시 의도를 발견할 수 없을 때는 질문을 계속 던지기 보다 검토 후 ~~까지 1차 보고 드리겠습니다 라고 한 후 물러나고 빠른 시간 내에 초안을 작성하여 상사와 다시 대화를 해보는 것이 바람직하다.
19. 세 번 이상 Why ? 질문을 하라. 상사의 지시 의도를 파악하려고 할 때 적어도 세 번 이상 '왜' 라는 질문을 던져보자. '왜 그러한지', '왜 그것이 필요한지', 왜 그런 일이 생겼는지', 등에 대해서 세 번 이상 '왜' 라는 질문을 던져보면 상사의 보고 지시 의도가 모습을 드러낸다.
20. 조직 속에서 탁월한 성과를 이뤄내는 사람들은 지시된 보고만 잘 수행하는 사람들이 아니다. 상사의 직접적인 보고 지시가 없더라도 보고할 만한 일을 만들어서 자신이 먼저 상사를 만나는 사람들이다.
21. 내가 중요하게 생각하는 것과 조직과의 접점을 찾아라.
22. 부하가 해야 하는 역할 중의 하나는 자신이 담당하고 있는 분야에서 상사의 눈이 되어주는 것이다.
23. 성공한 사람들은 중요한 일을 할 수 있는 기회를 부여받기도 했지만, 남들이 보기에 별로 중요하지 않다고 생각할 일을 중요한 일로 만들거나 중요한 일을 자신의 일로 확보해내는 능력이 있었다.
1) 회사,사업부,팀의 중요한 목표와 미션, 주요 이슈들을 매년, 매분기, 매월 점검한다.
2) 비공식적으로 논의되는 회사,사업부,팀의 주요 이슈들도 기록
3) 현재 논의되고 있지는 않지만, 고객, 경쟁사, 자사의 동향으로 볼 때 향후 중요한 이슈가 될 수 있는 것들을 정기적으로 발견, 기록
24. 보고의 전략을 수립하라.
평범한 보고자들은 보고 지시가 떨어지면 예전에 있었던 비슷한 보고 자료나 관련 정보를 찾기 시작한다. 하지만 탁월한 보고자들은 먼저 자기 머리속에 큰 그림을 그린다. 어떤 상황이므로, 무엇에 초점을 맞추어, 어떤 결과를 얻을 수 있도록, 누구에게 보고를 하는 것인가를 분명히 하여 보고 준비를 체계적으로 진행한다.
25. 보고의 전략
1) 어떤 맥락에서 보고를 하게 되는가 ? (보고 환경)
2) 이 보고의 핵심은 무엇인가 ? (핵심 메세지)
3) 이 보고를 통해 상대로부터 어떤 결과를 얻어내고자 하는가 ? (보고 목표)
4) 보고를 들을 사람은 누구이며, 어떤 특성을 가진 사람인가 ? (수신자)
26. 나에게 명확해야 상대에게 명확하게 전달할 수 있다. (짧은 보고이든 긴 보고이든 핵심은 한 문장을 넘지 않는다.)
27. 현황 데이터는 내가 읽어봐도 되고, 한 마디로 이 자료를 요약해달라는 말일세...현황 보고를 하라고 했다고 그냥 현황 데이터만 정리해서 들고오다니, 시사점도 겨우 몇 줄뿐이고, 도대체 깊이 고민한 흔적이 없어. 이런 보고를 받으면 시간이 낭비되는 것 같아 짜증이 나는군.......
28.
1) 짧은 한 문장으로 자신이 말하려는 바를 표현해보라.
ex) 현재 ~~문제를 해결하기 위해서 A 조치를 해야 한다. 00 를 선택해야 하며.....00를 통해 달성해야 한다.
2) 핵심 메시지 설정 후 논리를 구성하라. 핵심 메세지를 설정했으면 그 메세지를 증명할 수 있도록 논리적으로 하위 메시지를 구성해야 한다. 간결한 보고란 하나의 분명한 핵심과 그 핵심을 지지하는 자료들로 잘 구성된 보고를 의미한다.
3) 보고 내용이 많을수록 핵심을 살려라.
4) 보고 이전에 핵심 메세지를 한 문장으로 기억하라.
29. 성공적인 보고란 보고자가 상사로부터 자신이 원했던 피드백을 받는 것이다. 상사의 생각, 행동, 태도 변화에 초점을 맞출것
30. 한 보고에는 하나의 목표...