1. 보고서는 문제해결 과정을 담고 있으며 문제를 해결하는 수단이기도 하다. 직장에서'일을 한다' 는 것은 어떤 문제를 해결한다는
뜻이다. 따라서 보고서 작성능력은 곧 직장에서의 업무능력과 직결된다고 할 수 있다. 즉 한 사람이 갖고 있는 업무지식과 동원가능한
정보, 통찰력 있는 분석, 상하동료 간 의사소통, 추진력 등의 결정체가 바로 "보고서"다.
2. 보고서 작성의 4가지 문제점
1) 기본적인 틀이 갖춰져 있지 않다.
- 보고서 양식이 갖추어지지 않음
- 제목이나 목차에 보고서 내용이 제대로 드러나지 않는 것
- 누가,언제, 어떤목적으로 썼는지가 없는 것
- 오탈자나 맞춤법, 시제 등이 틀린 것
- 기증전결의 논리체계를 갖추지 않았거나 논리전재가 뒤바뀐 것
2) 내용이 장황하고 초점이 없다.
- 자기주장없이 다양한 견해 소개에 그치는 것
3) 읽을수록 오히려 궁금한 점이 생긴다.
4) 근본적인 문제의식이 안 보인다.
- 기존 관행을 답습하여 구태의연한 방식으로 문제에 접근하는 것
- 현황과 문제점, 원인 등 보고 이슈에 대한 분석이 부족한 것
- 대안의 나열에 그쳐 실천 가능성이 없고 향후 계획이 불확실한 것
- 보고서 수요자가 읽고 무엇을 해야 할지 명확하지 않은 것
3. 보고서에는 자신의 주장이 분명히 담겨져 있어야 한다. 다양한 사례나 의견만 소개하고 보고자의 생각이 빠져 있다면 '살아 있는'
보고서라고 말할 수 없다.
4. 보고서에는 사전에 어떤 논의 과정을 거쳐 수요자에게까지 보고하게 되었는지가 소상히 나타나야 한다. 어떤 계기로 보고서를 쓰게
되었는지, 회의체나 논의구조에서 토론과 검증절차가 원만하게 진행된 것인지, 토론 과정에서 쟁점은 무엇이고 어떻게 정리되었는지
등이 분명해야 한다. 그렇지 않으면 판단의 기초자료로서 그 보고서를 완벽하게 신뢰할 수 없다.
5. 모든 보고서는 고민한 만큼 '깊이'가 있다. 얼마만큼 고민했는지, 어떤 상황까지 고려했는지, 문제에 얼마나 근본적으로 접근했는지
등은 보고서를 읽어보면 금방 알 수 있다.
6. 외국의 사례를 분석해서 우리나라에 어떻게 적용해야 할 것인지에 대한 '전략적,창조적 정보분석' 이 부족하다는 지적을 받았다.
단순하게 사례만 나열한다거나, 심도 깊은 분석 없이 현황보고에 그쳐서는 수요자의 요구를 충족시킬 수 없다.
보고받는 사람의 입장에서는 보고서를 다 읽고 나서 어떤 조치를 취해야 하는지가 중요하다.. 그냥 참고로 알고 있기만 하면
되는 것인지, 아니면 어떤 지시를 내려야 하는 것인지 등 모든 보고서는 각각의 목적이 있다.
7. 보고서를 읽었는데 무슨 조치를 취해야 할지 모를 때만큼 막막한 경우도 없다. 지시를 바란다고 했으면 무엇을 지시해야 하는지
보고서 본분에 구체적으로 드러내거나 결론 부분에서 건의를 해야 한다. 구체적이고 명확하게 보고서를 작성하지 않으면 지시를
내려야 하는 사람에게 부담만 안겨줄 뿐이다.
8. 보고서를 쓸 때 수요자의 입장에서 생각해보고 작성하라.
9. 보고서의 작성과 처리 표준절차
1) 보고의 목표설정과 보고서 구상 : 보고대상이 누구인지에 따라 보고서의 내용과 형식, 구체성의 정도,분량 등을 조절한다.
- 보고의 주제가 무엇인가 ?
- 수요자는 누구인가 ? (시장에서 고객이 누구인가에 따라 상품과 포장이 달라지는 이치)
- 언제 보고할 것인가 ?
- 전체 보고서의 틀에 대한 구상은 무엇인가 ?
2) 자료수집과 분석 (이해와 분석)
- 보고서 작성 자체가 항상 새롭게 문제에 접근하기를 요구하는 속성이 있다. 자료를 분석한다는 것은 보고서 목적에 맞도록
가공한다는 뜻이다.
- 해당분야 전문가 수준으로 깊이 이해하고, 비전문가도 이해할 수 있도록 쉽게 써야 한다.
- 자료의 적합성, 출처의 신뢰성, 내용의 정확성 등을 꼼꼼히 따져보는 것은 기본이다. 진위 여부가 의심스러운 자료는 두 개
이상의 출처를 통해 비교,확인한다.
3) 보고서 작성
- 개략구성 (목차와 주요내용 선정)
- 초안작성
- 수정과 보완 : 수요자가 요구하는 것이나 궁금하게 생각하는 것을 해소할 수 있는가 ?
수요자가 동의할 만큼 객관적이고 설득력 있게 작성했는가 ?
- 최종교정
4) 보고와 사후조치
10. 보고서 전개방식과 표준서식
2 단 | 현황과 문제점, 개선방안 |
3 단 | 서론,본론,결론 혹은 도입,전개,정리 |
4 단 | 기,승,전,결 |
5단 이상 | 개요, 현 실태와 문제분석, 해결방안 검토, 추진전략과 계획, 결론 및 건의 |
11. 제목
수요자가 제목만 보고도 전체 내용이나 취지, 보고 성격을 알 수 있도록 내용을 최대한 포괄해야 한다. 그러면서도 가능한 20자 이내
로 압축해서 표현하는 것이 좋다.
12. 개요
보고받는 사람이 전체 보고서의 취지나 핵심내용을 간단히 파악할 수 있도록 해야 한다. 그러기 위해서는 전체 내용을 요약하거나
보고서 작성의 목적, 경의 또는 배경 등을 간략하게 정리해두면 좋다.
13. 본문
보고하려는 주제와 관련한 실태, 현황, 문제점, 대책 검토 등의 내용을 사안별로 짜임새 있게 정리한 부분이다. 두괄식을 주로 사용
하고 필요할때 양괄식을 병행하는 것이 좋다. 특히 문단은 두괄식으로 결론을 기술하고 판단 근거를 부연해서 전개한다.
~ 했음, ~~ 할 예정임 등 시제를 분명히 한다. 능동형을 사용하고 한 문단에 한 개의 초점(내용) 만을 기술하여 혼선을 피해야 한다.
14. 결론
실천가능하고 구체성 있는 제안을 하여 수요자가 실제 활용 할 수 있도록 해야 한다.
15. 훌륭한 보고서의 공통점들은 다음 6 가지 질문을 만족시킨다
1) 보고 목적에 적합한가 ?
2) 보고 내용이 정확한가 ?
3) 보고서를 간결하게 정리했는가 ?
4) 보고서를 이해하기 쉽게 썼는가 ?
5) 완결성을 갖췄는가 ?
6) 적절한 시점에 보고 했는가 ?
16. 완결성을 갖춘 보고서란 그 보고서 자체만으로 더 이상 추가적인 보고없이 의사결정을 할 수 있을 정도로 완성도가 높은 보고서를
말한다. 보고서를 작성한 후 최종보고 전에 보고받는 사람의 입장에 서서 의문사항을 체크해보고, 보고서가 이에 대한 해답을 제시하
고 있는지 점검하는 것이다. 동원 가능한 모든 지식과 경험, 다양한 의견을 용광로처럼 녹여내야만 완벽에 가까운 보고서가 탄생한다.
17. 보고서 작성을 위한 팁
1) 긴 보고서는 따로 요약하라
2) 본문은 짧게 하고 참고사항은 첨부로 돌려라
3) 하이퍼링크를 활용하라
4) 그래프,사진,표 등 시각자료를 적절히 활용하라.
18. 신문기사는 사실을 전달하지만 신문 사진은 충격을 전달한다.
19. 수요자(정책결정권자) 의 입장에서 알아야 할 핵심 사항 중심으로 작성하라
다양한 관점을 반영하여 분석적, 종합적으로 작성하라.
문제에 대한 근본적인 해결방안을 제시하라. (정책보고서 작성은 끊임없는 문제의식이 전개되는 과정이다
수요자가 조치해야 할 일을 분명하게 기술하라.
20. 근본적 원인을 찾아내야 올바른 원인분석이다. 이렇게 해야 근본적인 해결대안 제시가 가능해진다. 접근요령은 문제점의 원인을
1차적으로 찾고, 그 원인에 대한 깊이 있는 분석을 통해 '원인의 원인'을 분석하는 것이다.
21. 정책도 상품이므로 품질로서 승부해야 한다.
22. 별도로 '건의와 제안' 을 통해 강조해주지 않으면 보고서를 다 읽고 난 후 "정확히 무엇을 결정해야 하는 거지" 라고 반문할 수도 있다.
23. 상황,정무 보고서는 일반적으로 '특정 사안에 대한 구체적인 사실관계나 현황, 또는 이를 체계적으로 분석한 정보를 담은 보고서'
라고 말할 수 있다.
24. 보고서는 작성 목적이 분명해야 한다.
- 왜 작성된 것인지, 무엇을 결정해야 할 것인지 등 보고서의 작성 목적이 분명해야 한다. 어떤 것을 결정해 달라거나, 참고용이라든가,
회의를 하거나 지시를 내려달라는 등의 주문사항을 분명히 드러내야 한다.
- 보고 받는 사람은 그 보고서에 어떤 처리를 하는 것이 좋겠다는 의견이 명백히 제시되어 있을 때 업무를 처리하는 데 필요한 시간과
노력을 줄일 수 있습니다.
- 보고서를 읽는 사람이 궁금해하지 않도록 필요한 내용이 제대로 담겨 있어야 한다. 예를 들어 정책보고서에는 현 상황뿐 아니라
과거의 정책 사례를 함께 담아줄 것.
- 보고 과정에서 적절한 절차를 거쳤는가 ? 관련 부처나 비서실 내에서 협의를 거쳤는지, 회의를 통해 논의할 사안은 아닌지 등을
묻는 것이다.
- 작성하는 사람도 읽는 사람도 시간을 아낄 수 있는 보고서가 되어야 한다.
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