1. 한 회사를 가장 빠르게 파악하는 길은 직원 회의에 몇 번 참석해 보는 것이다. 회의방식과 수준에 그 회사의 모든 것이 녹아있기 때문
이다. 회의는 바로 기업 문화의 결정체이며, 강력한 경쟁 무기가 될 수 있다는 것을 명심하자.
2. 효율적이고 생산적인 회의문화를 만들기 위해서 고려해야 할 사항
1) 회의 참석자들에게 회의 의제(Agenda) 를 명확히 인식시키고 이에 대해 준비하도록 해야 한다. 모든 회의는 뚜렷한 목적이 존재해야
하고, 모든 회의 참석자로 하여금 어떤 준비를 해야 하는지 구체적으로 알려줘야 한다.
2) 회의가 끝난 후에는 회의 내용이 정리된 회의록을 참석자 및 관련자들에게 배포해야 한다는 것이다. 물론 이렇게 하기 위해서는
회의 내용을 정확히 정리한 회의록을 작성하는 습관을 길러야 한다. 회의록에는 어떤 주제에 대한 토의가 어떻게 진행되었는지에
대해 정리되어있어야 하며, 회의 내용에 대한 요약과 결과가 정리되어 있어야 한다.
3) 어떤 일이 누구에게 맡겨졌으며, 언제까지 일을 완료하고, 어떻게 피드백할 것인지에 대한 내용도 포함되어야 한다.
3. 사람들이 회의에 대한 생각이 다르면 회의장이 교육장이 되어 버리거나 업무를 지시하는 장소로 바뀌어 버린다.
4. 효율적이고 생산적인 회의문화를 만들기 위해서 고려해야 할 사항
- 꼭 필요한 회의인가 ?
- 스스로 결정하면 되는 것은 아닌가 ?
- 더 좋은 수단이 있을 수 있지 않은가 ?
- 참석자를 줄일 수 없는가 ?
- 다른 회의와 겸해서 할 수 없는가 ?
5. 6 가지 지침
1) 시간엄수
2) 경비를 회의자료에 명시해 불필요한 낭비 요소를 제거
3) 지침은 회의 참석자를 꼭 필요한 적임자나 담당자로 제한
4) 회의자료를 사전에 배포하고 회의 참석전에 의제를 검토하여 회의 진행을 원활하게
5) 참석자 전원이 발언하다록...상대의 의견을 존중하도록
6) 회의록 작성
6. 회의의 성과는 80퍼센트가 준비에 달려있다.
7. 회의를 기획하라.
기업의 회의는 어떤 사항을, 어떤 목적을 위해, 여러사람들과 의견을 교환하는 것이다.
효율적인 회의가 되기 위해서는 먼저 철저한 회의의 준비 (목적의 명확화, 계획수립, 자료정리, 회의통지, 회의장 정리)가 되어야 하고 다음으로 회의를 진행하는 리더의 마음가짐 및 리더십(참가자 존중, 참석자의 의견 유도 등) 과 참석자의 마음가짐 및 팔로우십 (사전 자료 검토, 적극적인 진행 협조와 의견제시) 이 올바로 설정되어야 한다.
8. 목적에 따른 회의의 형태
- 정보전달형
- 문제해결형
- 계획입안형
- 이해조정형
9. 회의통지는 적어도 회의가 시작되기 1주일 전에 끝내야 한다. 이를 위해서는 회의의 준비사항을 모두 갖추어 놓은 상태여야 한다.
사전 통지에 들어가야 할 항목으로는
1) 회의명과 목적
2) 회의주제 및 토의항목, 회의의 종류
3) 개최일시, 시작 시간과 종료시간
4) 개최장소 (주소, 전화번호, 약도)
5) 진행자 이름
6) 참석자 명단
7) 회의자료
10. 어떻게 꼮 필요한 인원만 참석시킬 수 있을까 ? => " 이 사람이 회의에 어떤 기여를 할 수 있을까 ?"
11. 회의참석자를 선택하는 조건
- 결정권을 가진 사람을 참석시킨다.
- 다른부서라도 회의에 관계가 있는 사람이라면 참석
- 회의주제에 대해 강한 문제의식이 있는 사람을 참석시킨다.
- 회의주제의 전문가
- 자기의견을 확실히 밝힐 수 있는 사람
12. 의견을 뒷받침할 자료를 준비하라.
회의에 들어갈 때마다 할 말이 없는가 ? 그것은 곧 당신이 회의를 위해 아무런 준비도 하지 않았다는 뜻이다.
(회의에서의 침묵은 근무태만)
13. 건설적인 논쟁을 유도하라
- 들어라, 물어라, 생각하라.
14. 파트너 둘의 생각이 같다면, 둘 중 한 사람은 필요치 않다 ?, 나와 같은 생각을 가진 사람을 내 주위에 두지 않는다 (빌게이츠)
15. 아마도, 거의, 대개와 같은 표현을 쓰지 말라.
회의시간에 말하는 사람이 애매한 표현을 하면, 듣는 사람은 그 부분을 추측해야 하기 때문에 그 사이에서 생겨나는 오해가 생길 수
있다. 그러므로 쓸데없는 오해나 이해 부족을 방지하기 위해서는 모호한 표현을 피하고 의사를 명확히 하도록 해야 한다.
16. 많이 들어라
- 상대방이 하는 이야기의 진짜 의미는 무엇인가 ?
- 상대방이 차마 하지 못한 말은 무엇인가 ?
- 상대방이 진짜로 하고 싶은 이야기는 무엇인가 ?
17. 회의내용을 전파하라.
회의의 성공적 마무리를 위해서는 회의에서 논의된 사항, 결정된 사항, 미결된 사항, 참고사항, 향후 일정 등등에 대해 정리한 회의록을 배포하도록 한다.
18. 회의를 평가하라.
- 회의의 목적을 알고 있습니까 ? 당신의 역할을 알고 있습니까 ? 해결한 것은 무엇입니까 ?
'Book Review > 경제·경영' 카테고리의 다른 글
| 삼성처럼 경영하라 (0) | 2016.12.21 |
|---|---|
| 일본전산 이야기 (0) | 2016.12.21 |
| 잭 웰치 위대한 승리 (0) | 2016.12.13 |
| 공병호의 독서노트 (창업자편) (0) | 2016.12.10 |
| 장사의 신 호설암 (0) | 2016.12.09 |